HOW TO BACK OFFICE
ECM, Badges & Più
ECM · Contenuti FAD Asincrone · Discenti Senza Crediti · Gestione Relatori · Badges
1.12–1.13 ECM Premessa e Sezione
1.12 ECM – Premessa
L'icona ECM può essere pubblicata in fase di creazione evento.
L'accesso alla compilazione del questionario di valutazione si abilita automaticamente solo dopo data e ora fine evento.
L'accesso alla compilazione del questionario di apprendimento si abilita e sarà visibile solo al momento in cui l'organizzatore clicca sul bottone "Abilita risposte" (vedi paragrafo 13.13.2).
QUESTIONARI ECM
Dal pannello dettaglio evento (fig. 14), click su "ECM".
Qui è possibile: Gestire, visualizzare e esportare le risposte dei discenti relative ai questionari ECM, creare e visualizzare gli attestati, visualizzare i discenti non aventi diritti ai crediti, in caso di FAD caricare i contenuti formativi (fig. 39):
- Questionario di Valutazione
- Questionario di Apprendimento
- Dati consuntivazione ECM
- Attestati ECM
- Attestati di partecipazione
- Attestati di partecipazione Docenti
- Discenti senza crediti
- Contenuti FAD (Solo per eventi dichiarati FAD)
Nel seguito andremo a visionare il dettaglio delle singole sezioni.
1.13.1 Questionario di Valutazione
QUESTIONARIO DI VALUTAZIONE
Verrà visualizzata (fig. 40) una tabella con la legenda delle domande del Questionario di Valutazione e sotto una tabella con le risposte di ogni partecipante.
Per esportare la tabella in un documento Excel cliccare su "Export Excel" in alto a destra.
L'export contiene 2 fogli:
FOGLIO 1: lista delle risposte al questionario in forma anonima;
FOGLIO 2: Lista delle numeriche e percentuali delle risposte alle singole domande. Questi dati sono utili in fase di consuntivazione evento.
1.13.2 Questionario di Apprendimento
QUESTIONARIO DI APPRENDIMENTO
In questa sezione è possibile:
- Creare e modificare il QA: modificabile fino a prima dell'abilitazione/pubblicazione delle risposte;
- Abilitare le risposte al QA rende disponibile il questionario ai discenti solo al termine dell'evento;
- Visualizzare i risultati del QA;
Dal pannello QA (fig. 41.1), cliccare sul simbolo "+" a destra (fig. 41.2, cerchiato in rosso).
Inserire i testi della domanda e delle opzioni nei rispettivi campi e cliccare su Prossima per aggiungere un'altra domanda. Per inserire più opzioni cliccare sul pulsante Aggiungi risposta. Inserite tutte le domande del QA, cliccare su Conferma QA (fig. 39).
Dal pannello QA (fig. 41.1), cliccare sul simbolo sulla seconda icona a destra (fig. 41.1, cerchiato in rosso).
Seguire le indicazioni (i) per importare il questionario di apprendimento da excel.
Dopo aver creato o modificato il QA, per pubblicarlo cliccare sul tasto verde Abilita risposte (fig. 41.3, cerchiato in rosso).
Da questo momento il questionario sarà visibile e accessibile ai discenti e non si potrà modificare.
Per modificare il QA (possibile solo prima della pubblicazione e dell'inizio dell'evento), cliccare sul pulsante blu Modifica (fig. 41.4).
Per visualizzare i risultati del QA, cliccare sul quarto pulsante Risultati (fig. 41.5, cerchiato in rosso). Se si desidera forzare il superamento del corso per un determinato discente cliccare sulla matita di fianco alla sua percentuale e inserire un valor maggiore del 75%.
Verrà visualizzata (fig. 41.6) una tabella con la percentuale delle risposte corrette di ogni partecipante. E' possibile ricercare ed esportare il risultato in qualsiasi formato.
Per modificare il tempo di sottomissione del questionario ECM rispetto allo standard 72 ore cliccare sul quinto pulsante Posponi invio risposte (fig. 41.7, cerchiato in rosso).
E' possibile posporre (+) o anticipare (-).
1.13.3 Q. Valutazione Docenti
QUESTIONARIO DI VALUTAZIONE DOCENTI (OPZIONALE)
Verrà visualizzata (fig. 41.7) una tabella con la legenda delle domande del Questionario di Docenti e sotto una tabella con le risposte di ogni partecipante.
Per esportare la tabella in un documento Excel cliccare su "Export Excel" in alto a destra.
1.13.4 Dati Consuntivazione ECM
DATI CONSUNTIVAZIONE ECM
I dati possono essere compilati al momento in cui si effettua l'accredito Agenas, se non compilato non sarà possibile generare attestati.
Verrà visualizzato (fig. 41.8) il form dove è necessario inserire i dati di base necessari alla consuntivazione evento e quindi alla creazione del file .xml da sottoporre a AGENAS.
I campi sono tutti obbligatori.
Per qualsiasi dubbio sui codici/valori da imputare è necessario fare riferimento al documento AGENAS specifico del tracciato che per comodità viene allegato al manuale.
Per semplicità riportiamo di seguito le specifiche dei campi da compilare con riferimento al documento "Tracciato record consuntivo ver. 1.18" e allegato del manuale AGENAS.
📎 Allegati AGENAS
Nel caso di eventi Blended inserire la tipologia formativa prevalente in base al numero delle ore.
1.13.5-1.13.7 Attestati
🎓 1.13.5 Attestati ECM
Per eventi FAD Asincrona gli attestati sia di partecipazione che ECM sono immediatamente scaricabili dal partecipante avente diritto al termine del percorso formativo con esito positivo.
Terminata la procedura al punto precedente 13.13.4 si dovrà terminare la procedura di consuntivazione e di distribuzione attestati.
Dal backoffice DEEP ECM nella sezione di dettaglio evento entrare in ECM e ATTESTATI ECM (vedi Figura 41.10).
Il backoffice presenterà la lista dei discenti che:
- hanno compilato la registrazione
- si sono iscritti all'evento
- hanno compilato il questionario di valutazione
- hanno superato il questionario di apprendimento (≥ 75%)
- Non sono specializzandi, uditori o studenti
Di seguito una descrizione delle singole colonne:
| Colonna |
|---|
| Flag di selezione |
| Codice (codice interno al sistema) |
| Cognome |
| Nome |
| Codice fiscale |
| Professione |
| Disciplina |
| Reclutato (1 SI / 0 NO) |
Questo elenco consente di effettuare a cura del provider un controllo finale generale e su eventuali discenti che si vuole escludere dall'acquisizione dei crediti magari perché la presenza non è coerente con il 90% o per altri motivi decisi dal provider.
Se si vuole accettare tutti i discenti presenti in elenco selezionare il FLAG della prima colonna e se si vuole escludere qualche discente selezionare il flag della specifica riga.
Una volta controllato l'elenco cliccare sul bottone "Crea attestati".
La lista verrà aggiornata con le seguenti colonne: Cognome — Nome — Email — Data creazione — Data modifica — Scaricato (False / True)
Nell'ultima colonna sarà possibile visionare l'attestato per controllo.
A questo punto in alto alla lista comparirà l'icona XML dal quale sarà possibile scaricare il file xml completo di crediti ai docenti.
Una volta controllato il file XML ed essersi accertati che sia tutto congruo è possibile distribuire gli attestati ECM ai partecipanti cliccando sul pulsante "Pubblica attestati".
📄 1.13.6 Attestati di Partecipazione
Su richiesta gli attestati di partecipazione possono essere totalmente personalizzati caricando una propria immagine per ogni evento.
Per eventi FAD Asincrona gli attestati sia di partecipazione che ECM sono immediatamente scaricabili dal partecipante avente diritto al termine del percorso formativo con esito positivo.
Terminata la procedura al punto precedente 13.13.4 si potrà attivare la procedura per la distribuzione degli attestati di partecipazione.
Dal backoffice DEEP ECM nella sezione di dettaglio evento entrare in ECM e ATTESTATI DI PARTECIPAZIONE (vedi Figura 41.12).
Il backoffice presenterà la lista dei discenti che:
- hanno compilato la registrazione;
- si sono iscritti all'evento;
- hanno presenziato all'evento sia esso FAD (richiesto almeno un accesso) che RES (richiesta almeno una badgatura).
Di seguito una descrizione delle singole colonne: Flag di selezione — Codice — Cognome — Nome — Email
Questo elenco consente di effettuare a cura del provider un controllo finale generale e su eventuali discenti che si vuole escludere dall'acquisizione dell'attestato di partecipazione motivi decisi dal provider.
Se si vuole accettare tutti i discenti presenti in elenco selezionare il FLAG della prima colonna e se si vuole escludere qualche discente selezionare il flag della specifica riga.
Una volta controllato l'elenco cliccare sul bottone "Crea attestati di partecipazione".
La lista verrà aggiornata con le seguenti colonne: Cognome — Nome — Email — Data creazione — Data modifica — Scaricato (False/True)
Nell'ultima colonna sarà possibile visionare l'attestato per controllo.
Una volta completata la procedura da parte del provider il partecipante potrà visionare e scaricare l'attestato di partecipazione dall'apposita sezione che si trova in ECM.
👨🏫 1.13.7 Attestati di Partecipazione Docenti
Su richiesta gli attestati di partecipazione possono essere totalmente personalizzati caricando una propria immagine per ogni evento.
DEEP genera gli attestati di partecipazione da consegnare alla Faculty.
Gli attestati della faculty sono generati per tutti quei relatori inseriti in fase di creazione evento con la specifica del ruolo definito per lo specifico docente (Relatore, responsabile scientifico, tutor, moderatore, etc...).
Dal backoffice DEEP ECM nella sezione di dettaglio evento entrare in ECM e ATTESTATI DI PARTECIPAZIONE DOCENTI (vedi Figura 41.12.1).
Il backoffice presenterà la lista della faculty
Selezionare quelli per il quale si vuole generare l'attestato e click su crea attestati, click su visualizza attestati per visualizzarli ed eventualmente stamparli e consegnarli o inviarli via mail.
1.13.8 Contenuti FAD Asincrone
Prima della pubblicazione dell'evento FAD è necessario indicare i contenuti formativi (Figura 41.13).
Al click sul bottone "Contenuti FAD" si apre la seguente schermata (Figura 41.14).
Qui si potranno vedere i moduli caricati della FAD, copiare il link dalla pagina web LIVE per le FAD Sincrone e visione dei live mentre per le FAD Asincrone o al termine della Sincrona inserire la url dei video da apposito pulsante, modificare il modulo o cancellarlo.
Pulsante Aggiungi (Figura 41.15)
Inserire il titolo del modulo e la url del video dei contenuti formativi, "Conferma".
1.14 Discenti Senza Crediti
La funzionalità consente di accedere alla lista degli iscritti all'evento, ma che non hanno superato i test e pertanto non hanno diritto ai crediti formativi ECM (Figura 41.14). La lista è esportabile su excel e deve essere utilizzata per la compilazione del report di fine anno.
Al click sul bottone "Discenti senza crediti" si apre la seguente schermata (Figura 41.14)
La lista contiene i nominativi dei discenti che, pur essendosi iscritti ad un determinato corso, non hanno ottenuto i crediti formativi.
Di seguito la descrizione delle colonne rappresentate:
| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| NOME / COGNOME / CODICE FISCALE | Dati anagrafici del discente |
| UDITORE (NO/SI) | il discente non ha ottenuto i crediti in quanto si è iscritto al corso come uditore |
| SPECIALIZZANDO CON ESENZIONE CREDITI (NO/SI) | il discente non ha ottenuto i crediti in quanto si è iscritto al corso come specializzando con esenzione crediti |
| QUESTIONARIO DI APPRENDIMENTO | OK / NON SUPERATO / NON COMPILATO |
| QUESTIONARI DI VALUTAZIONE | OK / NON COMPILATO |
| PRESENZA 90% | (OK/NON COMPLETATA): i discenti con dicitura non completata sono stati esclusi dalla creazione attestati ecm a seguito di controllo del provider che ha ritenuto non sufficiente il tempo di presenza. |
1.15 Gestione Relatori
Dal pannello dettaglio evento (Fig. 14), click su "Gestione Relatori".
La sezione consente il caricamento massivo dell'elenco dei Relatori a partire da una lista excel.
- Download del template (Fig. 41.15 cerchio rosso);
- Compilare il template facendo attenzione alla coerenza dei dati (Es: codice fiscale valido, professione/discipline corrette, etc...);
- Eventuali incongruenze sono controllate dal sistema;
- Per pubblicare l'elenco aggiornato dei relatori è necessario entrare nella sezione di modifica evento e confermare fino allo step crea evento.
1.16 Badges
La stampa dei nominativi dei discenti (Nome e cognome) è possibile stamparla al momento della badgatura di ingresso (vedi manuale DEEP DESK), questa nuova funzionalità consente di stampare il badge completo di grafica e qualifica del partecipante, faculty, sponsor e staff all'evento.
I badges sono creati in formato A6, nel caso non si disponesse di una stampante che consenta tale formato si possono stampare 4 badges per foglio A4 e poi ritagliargli.
Come personalizzare la grafica
Caricamento immagine di testata 520x152 pixel.
Colore della banda laterale
Personalizzabile per tipologia. Default: nero.
Nominativi sponsor e staff
File excel con nome e cognome. Dettagli: cliccare su "i".
Di seguito descriviamo le singole funzionalità.
PUNTO 1 – Caricare immagine grafica
Per personalizzare la grafica dei badges che saranno stampati è possibile caricare un'immagine che apparirà sulla testata, le dimensioni ottimali sono 520x152 pixel (o proporzione di tale misura) e formato .png.
PUNTO 2 – Badges partecipanti
Per tutti gli iscritti all'evento cliccando sul bottone Partecipanti sarà creato e un pdf stampabile come l'esempio sotto.
Il badge è comprensivo di:
- Immagine di testata selezionata al punto 1
- Barra a sinistra colorata (azzurra per il discente)
- Dicitura "Partecipante"
- Nome e Cognome del partecipante
- QrCode di accesso personalizzato
PUNTO 3 – Badges docenti
Per tutti i docenti caricati nell'apposita sezione Relatori del singolo evento cliccando sul bottone Docenti sarà creato un pdf stampabile come l'esempio sotto.
Il badge è comprensivo di:
- Immagine di testata selezionata al punto 1
- Barra a sinistra colorata (blu per il docente)
- Qualifica del docente: Relatore, Tutor, Docente, Responsabile Scientifico, etc...
- Nome e Cognome del docente
- QrCode di accesso personalizzato
PUNTO 3 – Badges sponsor
In questa sezione sono generati due tipologie di Badges:
- Barra a sinistra colorata ROSSA per indicare i due sponsor ammessi in sala
- Barra a sinistra colorata VERDE per indicare gli sponsor presenti fuori dalla sala formativa
I badges degli sponsor saranno quindi inseriti in un pdf stampabile nel numero desiderato di esemplari a seconda del numero di sponsor per evento. Sotto l'esempio.
Il badge è comprensivo di: Immagine di testata · Barra colorata (Rossa/Verde) · Dicitura Sponsor
Per realizzare i badge nominativi degli sponsor è necessario caricare il file excel dei nominativi come da istruzioni on line (vedi i).
PUNTO 4 – Badges staff
Il badge per lo staff è inserito in un pdf stampabile come l'esempio sotto.
I badges sono creati in formato A6. Nel caso non si disponesse di una stampante che consente tale formato si possono stampare 4 badges per foglio A4 e poi ritagliargli.
Per realizzare i badge nominativi dello staff è necessario caricare il file excel dei nominativi come da istruzioni on line (vedi i). Sotto un esempio