HOW TO BACK OFFICE
Dettaglio Pannello Evento
Accessi e iscrizioni partecipanti · Interattività
1. Pannello Dettaglio Evento
PANNELLO DETTAGLIO EVENTO
Dalla home page del back office di DEEP, nell'elenco dei propri eventi e di fianco all'evento specifico, cliccare su Dettaglio (cerchiato in rosso) dell'evento interessato (fig. 13) per accedere.
PANNELLO DETTAGLIO EVENTO (fig. 14)
A destra i grafici con gli indicatori sulla partecipazione all'evento (INVITATI, ACCESSI, ISCRITTI E PARTECIPANTI). A sinistra i pulsanti di accesso alle varie funzionalità organizzative:
- Caricare l'elenco degli invitati;
- Visualizzare gli invitati che hanno avuto accesso all'App;
- Visualizzare gli iscritti all'evento e ai sottoeventi;
- Visualizzare i partecipanti, sono coloro che hanno badgato l'ingresso all'evento;
- scaricare i QR Code sia discenti che docenti per poterli stampare e consegnare alla hostess dell'accredito;
- moderare le domande che i partecipanti hanno inviato ai relatori, in maniera che il relatore visualizzi solo quelle di interesse;
- creare e monitorare instant poll e survey. Le interattività possono essere rese disponibili ai partecipanti all'evento o hai partecipanti ai singoli sottoeventi.
- inviare notifiche push, le notifiche saranno visibili a tutti gli utenti che hanno fatto almeno un accesso allo specifico evento. È possibile inviare una notifica push anche a tutti gli iscritti all'evento e ad un singolo partecipante (vedi capitolo 13.11 dedicato).
1.1 Gestione Invitati
GESTIONE INVITATI
Dal pannello dettaglio evento (fig. 14), click su "Gestione Invitati".
La funzionalità consente, nel caso di evento riservato (flag: evento riservato), di caricare la lista con le seguenti specifiche:
- Formato excel a 5 colonne: NOME, COGNOME, EMAIL, DETTAGLIO 1 E DETTAGLIO 2 (le descrizioni sono utilità per indicare al momento della badgatura le caratteristiche del partecipante es: green pass, richiesta tampone, posto, sala, etc...) e procedere con apposita funzionalità standard (figura 15.1). Le specifiche sono visualizzabili on line tramite pulsante "i" cerchiato rosso (figura 15.1);
È inoltre possibile:
- Aggiungere singoli invitati attraverso la funzionalità in alto a destra "Aggiungi nuovo" (figura 15.1);
- Cancellare l'intero elenco degli invitati attraverso la funzionalità in alto in mezzo "Svuota lista" (figura 15.1).
1.2 Accessi
ACCESSI (fig. 16)
Dal pannello dettaglio evento (fig. 14), click su "Accessi".
Per accesso utenti si intende l'elenco degli utenti che hanno avuto almeno un accesso all'App inserendo lo specifico PIN.
Per esportare la tabella in un documento Excel cliccare su "Export Excel" in alto a destra.
1.3 Iscritti Evento
ISCRITTI EVENTO (fig. 17)
Dal pannello dettaglio evento (fig. 14), click su "Iscritti Evento".
Per utenti iscritti si intende l'elenco degli utenti che tramite App hanno cliccato su "Iscriviti" e completata la registrazione ECM.
Qui viene visualizzata una tabella che mostra tutti gli iscritti.
Per eliminare un partecipante cliccare sull'icona rossa "Elimina".
Per esportare la tabella in un documento Excel cliccare su "Export Excel" in alto a destra. La lista esportata conterrà tutte le informazioni inserite dall'utente in fase di iscrizione comprensiva di eventuali intolleranze.
1.4 Iscritti Sottoevento
ISCRITTI SOTTOEVENTO (fig. 18)
Dal pannello dettaglio evento (fig. 14), click su "Iscritti Sottoevento".
I contenuti appaiono solo nel caso di eventi in cui sono stati creati dei sottoeventi. Per utenti iscritti si intende l'elenco degli utenti che tramite App hanno cliccato su "Partecipa".
Qui viene visualizzata una tabella con tutti gli iscritti ad uno o più sottoeventi.
Per eliminare un partecipante cliccare sull'icona rossa "Elimina". Per spostare un partecipante da un sottoevento all'altro, nel caso l'organizzatore voglia meglio distribuire i partecipanti, cliccare sul pulsante blu "Sposta" (cerchiato in rosso, 1) e selezionare il sottoevento in cui spostare l'utente scelto.
Per esportare la tabella in un documento Excel cliccare su "Export Excel" (cerchiato in rosso, 2) in alto a destra.
1.5 Partecipanti RES e FAD
1.5 Partecipanti RES
Dal pannello dettaglio evento (Fig. 14), click su "Partecipanti".
Qui (Fig. 19) viene visualizzata una tabella su data e ora della badgatura avvenuta tramite l'App DeepDesk (vedi manuale specifico) e Accesso Remoto per eventi ibridi (da web pagina ecm.deepapp.it/weblive.aspx); in entrata e uscita di ogni partecipante (deducendone quindi la presenza all'evento). L'elenco comprende anche le eventuali badgature dei Docenti.
La tabella risulta editabile: modifica, cancella, aggiungi nuova badgatura. Questa fase di editing consentirà di "sistemare" eventuali errori in fase di badgatura come ad esempio: entrata senza uscita e viceversa, utente non badgato, orario di entrata uscita errato, etc...
Esistono due esportazioni Excel:
- Export Excel;
Sono esportate tutte le singole badgature sia in presenza che remoto originali, consente quindi di conoscere in ogni momento la situazione dei partecipanti all'evento; - Presenze;
Una volta corretti le incongruenze di badgatura sarà possibile esportare la tabella in un documento cliccando su "Presenze" in alto a destra. Nel caso siano sfuggite anomalie nella fase di controllo, il sistema esporrà il nome e cognome del partecipante di cui sono state rilevate incongruenze (FIg. 19b). Le incongruenze così rilevate saranno controllate e modificate al fine di renderle congrue.
a) Tempi presenze con le seguenti colonne: NOME, COGNOME, eMAIL, TEMPO ore-minuti-secondi, MINUTI DI PRESENZA totali per la verifica del 90% di presenza.
b) Dettaglio presenze (originali da BADGATURE "P" e ACCESSI REMOTO "R") con le seguenti colonne: NOME, COGNOME, eMAIL, dettaglio 1, dettaglio 2, Data Ora, Azione, Tipo di accesso (Presenza/Remoto).
1.5 Partecipanti FAD
Dal pannello dettaglio evento (Fig. 14), click su "Partecipanti".
Nel caso di evento FAD il dettaglio dei partecipanti si presenta come Figura 19c; viene visualizzata una tabella con le seguenti colonne e righe per ogni partecipante.
| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| UTENTE | Nome – Cognome. |
| DESCRIZIONE | descrizione del singolo modulo formativo. |
| TEMPI | tempi di presenza per ogni modulo e tempo totale di studio. |
1.6 QR Code Partecipanti
QR CODE PARTECIPANTI (fig. 20)
Dal pannello dettaglio evento (fig. 14), click su "QR Code".
Qui è possibile scaricare e visualizzare il PDF con la lista dei partecipanti (Nome e Cognome) e il relativo QR Code.
La lista può essere molto utile nella fase di accredito partecipanti che per qualsiasi motivo non abbiano il QrCode disponibile.
1.7 QR Code Docenti
QR CODE DOCENTI (fig. 21)
Dal pannello dettaglio evento (fig. 14), click su "QR Code docenti".
Qui è possibile scaricare e visualizzare il PDF con la lista dei docenti (Nome e Cognome) e il relativo QR Code.
La lista può essere molto utile nella fase di ingresso docenti e sostituisce il libro firma effettuando la badgatura dello specifico Docente al suo ingresso in aula.
1.8 Gestisci Domande
GESTISCI DOMANDE (fig. 22)
Dal pannello dettaglio evento (fig. 14), click su "Gestisci Domande".
La sezione mostra tutte le domande inviate dai partecipanti. Il relatore, accedendo nella propria area, vedrà unicamente le domande selezionate dal moderatore, tramite spunta della check list (V. cap. 13).
Per visualizzare la domanda a schermo intero cliccare sul pulsante blu "Zoom" relativo alla stessa; questo consentirà alla regia dell'evento di pubblicare su maxi-schermo la domanda alla quale si desidera dare risposta.
È inoltre possibile eliminare una domanda (es: eventuali test) tramite apposito pulsante rosso con cestino a destra delle domande.
1.9 Instant Poll
INSTANT POLL (fig. 23)
Le interattività di instant pool generalmente sono utilizzate nel corso dell'evento live, mentre le survey pre e post evento; questa è solo un'indicazione a discrezione dell'organizzatore. Le ulteriori differenze sono:
- Il partecipante rispondendo a un'instant pool visualizza i risultati generali dei partecipanti, mentre per le survey visualizza in app solo la sua risposta e l'organizzatore può proiettare i risultati generali.
- Le instant pool possono essere create – per la loro natura – solo a risposta singola (single choice) mentre le survey oltre a risposta singola anche multipla o free text.
- Le survey possono essere disponibili sia per l'evento o dedicate esplicitamente ai partecipanti ad uno dei sottoeventi.
- Per entrambe le interattività è possibile visualizzare i risultati con grafici a torta o istogrammi.
Dal pannello dettaglio evento (fig. 14), click su "Instant Poll".
Da questa schermata è possibile:
- visualizzare tutti gli instant poll creati;
- creare e pubblicare un nuovo instant poll;
- modificare, duplicare, nascondere ed eliminare un instant poll;
- visualizzare i risultati dell'instant poll selezionato;
Dal pannello Instant Poll (fig. 20), cliccare su Crea nuovo Instant Poll in alto a destra.
Compilare i campi dedicati a domande e relative opzioni e cliccare su Conferma. Per inserire più opzioni cliccare sul pulsante Aggiungi opzione (max 10). Per ogni opzione è possibile modificare il colore che verrà mostrato nel grafico a torta dei risultati.
Una volta ultimato, la pubblicazione avviene cliccando il tasto verde Pubblica (fig. 25, cerchiato in rosso).
Se si desidera avvisare i partecipanti della nuova instant poll è possibile inviare una notifica push tramite il terzo bottone.
Per duplicare un instant poll, cliccare sul pulsante azzurro Duplica (fig. 26, cerchiato in rosso).
Prima della pubblicazione, si può modificare un instant poll, cliccando sul pulsante blu Modifica (fig. 27, cerchiato in rosso).
Per eliminare un instant poll, cliccare sul pulsante rosso Elimina (fig. 28, cerchiato in rosso), in questo caso l'instant poll non sarà più visibile sulle App dei partecipanti.
Per nascondere un instant poll, cliccare sul pulsante giallo Nascondi (fig. 29, cerchiato in rosso, 2), in questo caso l'instant poll non sarà più visibile sull' App dei partecipanti. Per mostrare un instant poll nascosto in precedenza, cliccare sul pulsante giallo Mostra (fig. 26, cerchiato in rosso, 1).
Per visualizzare i risultati, cliccare sul pulsante verde Risultati (fig. 30, cerchiato in rosso). Verrà cosi mostrato un grafico (con le percentuali delle opzioni che hanno avuto almeno una risposta) e una tabella dettagliata (con le percentuali di ogni opzione e il numero esatto di risposte) (fig. 30.1).
Per esportare la tabella in un documento Excel cliccare su "Export Excel" in alto a destra.
1.10 Survey
SURVEY (fig. 31)
Le interattività di instant pool generalmente sono utilizzate nel corso dell'evento live, mentre le survey pre e post evento; questa è solo un'indicazione a discrezione dell'organizzatore. Le ulteriori differenze sono:
- Il partecipante rispondendo a un'instant pool visualizza i risultati generali dei partecipanti, mentre per le survey visualizza in app solo la sua risposta e l'organizzatore può proiettare i risultati generali;
- Le instant pool possono essere create – per la loro natura – solo a risposta singola (single choice) mentre le survey oltre a risposta singola anche multipla o free text. Le survey possono essere disponibili sia per l'evento o dedicate esplicitamente ai partecipanti ad uno dei sottoeventi;
- Le survey possono essere disponibili sia per l'evento o dedicate esplicitamente ai partecipanti ad uno dei sottoeventi.
- Per entrambe le interattività è possibile visualizzare i risultati con grafici a torta o istogrammi.
Dal pannello dettaglio evento (fig. 14), click su "Survey".
Qui è possibile:
- visualizzare tutte le survey create;
- creare e pubblicare una nuova survey;
- modificare, nascondere ed eliminare una survey;
- visualizzare i risultati della survey selezionata;
Dal pannello Survey (fig. 31), cliccare su Crea nuova survey in alto a destra.
Si aprirà il pannello in cui selezionare il tipo: single choice, multiple choice o free text (fig. 32).
Seguire le indicazioni inserendo i testi e le opzioni richieste da ogni differente tipologia di survey e cliccare su Conferma. Per inserire più opzioni cliccare sul pulsante Aggiungi opzione (max 10).
Dopo aver creato o modificato una survey, per pubblicarla cliccare sul tasto verde Pubblica (fig. 33, cerchiato in rosso).
Se si desidera avvisare i partecipanti della nuova survey è possibile inviare una notifica push tramite il terzo bottone.
Per modificare una survey, cliccare sul pulsante blu Modifica (fig. 34, cerchiato in rosso).
Per eliminare una survey, cliccare sul pulsante rosso Elimina (fig. 35, cerchiato in rosso).
Per eliminare una survey, cliccare sul pulsante rosso Elimina (fig. 36, cerchiato in rosso).
Per visualizzare i risultati di una survey, cliccare sul pulsante verde Risultati (fig. 37, cerchiato in rosso).
Verrà visualizzata (fig. 37.1) una tabella con la risposta di ogni partecipante.
Cliccando su Grafico Risultati verrà mostrato un grafico a torta (con le percentuali delle opzioni che hanno avuto almeno una risposta) e una tabella dettagliata (con le percentuali di ogni opzione e il numero esatto di risposte) (fig. 37.2).
Per esportare la tabella in un documento Excel cliccare su "Export Excel" in alto a destra (fig. 37.1 e 37.2).
1.11 Notifiche Push
NOTIFICHE PUSH
Dal pannello dettaglio evento (fig. 14), click su "Notifiche Push".
Selezionare il destinatario: Tutti gli utenti, utenti non iscritti, utenti iscritti o singolo.
Digitare il messaggio nel box bianco (max 800 caratteri) e premere il pulsante Invia (fig. 38).
Cliccando su "Notifiche inviate" verrà mostrata una tabella con lo storico di tutte le notifiche inviate (fig. 38.2).